Dans un monde où les entreprises cherchent constamment à optimiser leur productivité et leurs coûts, les télésecrétariats se sont imposés comme une solution innovante pour répondre aux besoins croissants en matière d’accompagnement administratif. En ce sens, les télésecrétariats offrent une alternative fiable, flexible et rentable permettant aux entreprises et professions libérales d’externaliser leurs tâches administratives telles que l’accueil téléphonique et la gestion des rendez-vous. Dans cet article, nous explorerons plus en détails les avantages qu’offre un service de télésecrétariat aux entreprises et comment il leur permet d’améliorer leur image de marque ainsi que leur gestion administrative.
Depuis quelques années maintenant et les récents événements sanitaires que nous ne citons plus, nombre d’entreprises ont dû se réinventer et développer de nouvelles méthodes de communication. Ainsi, et même si ce concept n’est pas nouveau – les premiers télésecrétariats ont en effet vu le jour dans les années 60 – on assiste aujourd’hui à une réelle prise de conscience des entreprises qui voient en cette prestation une réponse efficace à nombre de leurs problématiques administratives et commerciales.
Un concept qui a fait ses preuves
Le concept du télésecrétariat remonte aux années 1960-1970, lorsque les avancées technologiques ont permis la transmission de l’information à distance. À cette époque, les télécommunications, tels que le téléphone et le télex, étaient utilisés pour déplacer des informations de manière rapide et efficace. Le télésecrétariat a émergé comme une solution pour externaliser certaines tâches administratives et de secrétariat à distance.
Le concept s’est développé davantage dans les années 1980 avec l’avènement des télécopieurs et des ordinateurs. Les secrétaires pouvaient alors effectuer des tâches comme que la prise de messages, la gestion des agendas, la transcription de documents et d’autres tâches administratives en utilisant ces nouvelles technologies de communication.
Au fil du temps, avec l’évolution d’Internet et des outils de communication en ligne, le télésecrétariat s’est adapté pour inclure des services tels que la gestion des e-mails, la prise d’appels téléphoniques à distance, la planification des rendez-vous et la gestion de la correspondance électronique. Aujourd’hui, le télésecrétariat est devenu une pratique courante dans de nombreux secteurs d’activité, offrant des solutions flexibles et rentables pour les entreprises et les professionnels qui ont besoin d’une assistance administrative à distance.
L’accueil téléphonique, la vitrine des entreprises Cependant, bien au-delà de ces considérations et évolutions techniques, on dit souvent que l’accueil téléphonique c’est comme la vitrine des entreprises. Mais d’où vient donc cette affirmation ? Certainement du fait que c’est par ce biais que les clients se font une première impression qui conditionne la relation future. Et comme le dit le célèbre adage : « la première impression est la bonne « . Autrement dit, mieux ne vaut pas négliger cet aspect !
A l’heure où la qualité de service et l’expérience client est de mise, il apparaît essentiel pour une entreprise de prêter une attention particulière à la qualité de son accueil téléphonique.
Un allié de poids pour les professions libérales Devant jongler entre plusieurs responsabilités (prestation de services, gestion administrative, recherche de clients, comptabilité et marketing), les professions libérales sont généralement confrontées à une charge de travail de plus en plus élevée. Une charge de travail qui, si elle n’est pas parfaitement contrôlée et organisée, peut vite devenir la cause de bien des maux. Parmi eux citons : le stress, la baisse d’efficacité menant dans le pire des cas à la mise en péril de l’activité.
Avec l’émergence des services d’externalisation de l’accueil téléphonique, les professions libérales ont trouvé une réponse fiable et adaptée à leurs problématiques liées à la gestion du temps et des priorités. Qu’il soit mis en place à des fins d’amélioration de l’accueil ou même en guise de relai de croissance, le télésecrétariat offre de nombreux avantages aux professions libérales. Citons les plus évidents d’entre eux : l’optimisation de la gestion du temps, la réduction des charges administratives, une image professionnelle renforcée ainsi qu’une flexibilité accrue et la confidentialité des données.
En tirant parti de ces services externalisés, les professionnels libéraux peuvent se concentrer sur leurs compétences essentielles, tout en bénéficiant d’un soutien administratif de qualité professionnelle.
Un télésecrétariat, c’est bien plus que de la prise d’appels Avant d’aller plus loin, précisons qu’un télésecrétariat, c’est bien plus que de la simple prise d’appels entrants. D’ailleurs, la liste suivante ne saurait à elle seule résumer l’ensemble des prestations que les meilleurs télésecrétariats offrent. Il est simplement question ici de mettre en lumière les prestations clés ainsi que leurs bénéfices dont une entreprise peut tirer profit. Pour plus de précisions sur les offres que propose Phonie Style, rendez-vous sur notre page services.
Gestion de l’accueil téléphonique , une évidence…Il est certainement le plus évident de tous les avantages qu’offre un télésecrétariat. En se voyant proposer une alternative externalisée de gestion des appels, entreprises et professions libérales se délester de cette tâche fastidieuse voire chronophage. Par ailleurs, ce service peut également agir comme :
un filtre à appels indésirables : stop au démarchage téléphonique non souhaité !
un assistant vocal ultra sophistiqué capable de prendre les messages, puis d’y donner une suite appropriée à celui-ci selon l’objet et l’urgence,
de fixer des rendez-vous selon des consignes définies en amont ou selon un agenda partagé.
Les appelants, quant à eux, ne verront aucune différence si ce n’est qu’ils trouveront que l’accueil est efficace et de qualité !
Gestion de l’agenda, une tâche chronophage De par son aspect personnel, la gestion de l’agenda semble davantage destinée aux professions libérales plus qu’à de grandes entreprises dont cette tâche est généralement informatisée. Confier la gestion de son agenda est l’une des meilleures astuces pour gagner du temps… et de l’argent ! Répondre aux appels et s’occuper de la prise de rendez-vous est une tâche très chronophage. Avec une solution d’agenda en ligne comme celle de Phonie Style, cette tâche est entièrement déléguée et automatisée pour le plus grand bonheur de votre temps libre.
Gestion du courrier et traitement des emails
La gestion du courrier et des courriels est également une tâche incontournable pour tout professionnel. Selon l’activité, le traitement du courrier et des courriels peut être plus ou moins ardu. Qu’il s’agisse de consultation, de traitement, de tri, de classement ou encore d’archivage, la personne en charge de cette activité peut être amenée à traiter des volumes importants de courrier au quotidien.
L’externalisation de la gestion du courrier à un télésecrétariat expert en la matière permet aux professionnels de se recentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée (prospection, suivi client, etc.), de fluidifier le traitement de courrier et des emails, le tout en profitant d’une traçabilité optimale. Fini les piles de courrier à n’en plus finir ainsi que les boites mails surchargées.
Saisie de données, archivage et rédaction de compte rendus La saisie de données est une activité qui peut très vite devenir ingérable, encore plus lorsque le volume de données à traiter est important. Ainsi, il apparaît utile pour un professionnel ou une entreprise de confier la saisie de données à un prestataire externe, tel que Phonie Style, qui se chargera de réaliser un traitement des données rapide, efficace et tout en prenant en compte les impératifs du domaine d’activité (ex : données patients dans le domaine médical). En outre, dès lors qu’il s’agit de données personnelles, il convient de s’assurer de la conformité RGPD du prestataire choisi.
En définitive, les télésecrétariats ont révolutionné la manière dont les entreprises et professions libérales gèrent leurs tâches administratives et leur secrétariat. En permettant (entre autres) l’externalisation de l’accueil téléphonique, ils offrent une solution flexible, efficace et rentable pour les entreprises de toutes tailles. En choisissant un partenaire expérimenté comme Phonie Style, vous faîtes le choix d’une assistance professionnelle et compétente tout au long de la vie de votre projet.
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