Pour beaucoup les vacances d’été sont synonymes de détente et farniente. Toutefois, pour d’autres en revanche, et notamment les entreprises, les vacances estivales peuvent représenter une source de stress. En effet, la diminution temporaire des effectifs rend l’entreprise moins réactive. Cela est d’autant plus criant au niveau des postes supports comme l’accueil téléphonique. C’est ici qu’un télésecrétariat peut être d’une grande utilité. Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi faire un appel à un télésecrétariat en été est une solution pérenne pour votre activité.
L’évidence : continuité de l’accueil téléphonique pour vos clients et prospects
C’est une évidence, l’atout majeur d’un télésecrétariat est de permettre d’assurer une continuité de l’accueil téléphonique lors des périodes creuses comme celles des vacances d’été. Qu’il s’agisse d’assurer une permanence téléphonique que pour prendre des rendez-vous sans dégradation de service, vous y trouverez forcément votre compte et vos contacts aussi !
Cependant, l’inverse est également valable. Si pour votre entreprise, l’été représente une surcharge d’activité liée par exemple à une saisonnalité, comme on le voit dans les entreprises de services (restaurant, sites et activités touristiques, etc.) alors l’externalisation des appels n’en est pas moins pertinente !
Vous n’y verrez aucune différence avec votre secrétaire titulaire
Au cours des vacances d’été, de nombreuses entreprises connaissent une explosion de leurs appels. C’est le cas notamment du secteur du tourisme dans lequel les entreprises voient souvent leurs standards téléphoniques surchargés. C’est en ce sens qu’un télésecrétariat externalisé est utile. Ce dernier vous permettra d’absorber efficacement les pics d’appels tout en maintenant une qualité de service irréprochable.
Réponses personnalisées selon vos instructions, prise de message, prise de rendez-vous, les télésecrétaires auxquel(les) vous ferez appel sont formé(e)s de sorte à gérer efficacement ces tâches parfois chronophages. En somme, ils ou elles garantiront une expérience client inchangée, fluide et satisfaisante.
Une productivité maintenue, voire optimisée
Eté rime forcément avec congés. Mais alors, comment l’entreprise peut-elle conserver un semblant de productivité lorsque la majorité des effectifs sont en vacances ? Pas question de fermer l’entreprise non, mais du fait de l’absence de forces vives et de compétences en interne, il est alors essentiel de trouver des alternatives permettant d’assurer la continuité des services. L’une d’entre elles consiste en l’externalisation de certaines tâches administratives chronophages et connexes au télésecrétariat. Des tâches ne pouvant être délaissées voire négligées pendant la période des vacances.
Par ailleurs cet aspect étant assuré, vous aurez tout le loisir, en tant que dirigeant de vous concentrer sur le pilotage de votre activité.
Moins onéreux que de recruter et former un(e) remplacant(e)
En fonction de votre niveau d’activité, il va peut-être falloir user de CDD pour pallier l’absence de votre secrétaire titulaire. Entre la formation, le salaire et les indemnités de fin de mission, ce sont autant de coûts qui viendront augmenter vos charges. Et que dire si l’activité n’est finalement pas aussi élevée que prévue… C’est généralement à partir de ce moment que l’idée de faire appel à un télésecrétariat prend tout son sens. Pourquoi ? Tout simplement parce que cette solution vous offre la flexibilité dont vous avez besoin et ce, à moindre coût. En effet, nul besoin de recruter ou de faire appel à un cabinet de recrutement. Ce qui veut dire plusieurs économies non négligeables :
- Sur la publication d’une annonce sur les sites d’emploi.
- Sur la rémunération du cabinet de recrutement.
- Sur les indemnités et charges salariales.
Autant d’économies qui vous permettront de maîtriser vos coûts et d’augmenter votre rentabilité. L’autre bénéfice qu’offre un service de gestion des appels (tout dépend du prestataire) est que la facturation se base sur la volumétrie des appels.
En d’autres termes, moins vous avez d’appels, moins vous payez. En outre les contrats de prestations téléphoniques sont bien souvent sans engagement. bénéficiez alors d’une plus grande marge de manœuvre, surtout en cas de changement majeur de situation.
C’est tout de même mieux qu’un répondeur automatique, non ?
Si la tentation de recourir à un standard téléphonique automatisé est forte, elle relève davantage de la fausse bonne idée. Certes, cela permet a priori d’automatiser une tâche particulièrement fastidieuse, mais cela constitue plutôt un leurre.
Car contrairement à une télésecrétaire qui est capable de prendre des initiatives et donc d’offrir une approche personnalisée en fonction de l’interlocuteur, un standard téléphonique automatisé s’en trouvera limité à de simples commandes préréglées : “tapez 2 pour joindre le service commercial”. De plus, il est toujours plus agréable de converser avec une “vraie” personne, avec le double avantage d’augmenter la satisfaction des interlocuteurs d’une part et celle de l’image de marque de votre entreprise.
En bref…
L’utilité d’un télésecrétariat en période estivale semble ne plus être à prouver. Outre les bienfaits qu’il procure à l’image de l’entreprise, un service d’accueil téléphonique sur mesure offre l’immense avantage de maintenir une disponibilité constante envers les clients et prospects. En optant pour un télésecrétariat, votre entreprise pourra continuer à prospérer même pendant les périodes creuses.
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