Pour beaucoup les vacances d’été sont synonymes de détente et farniente. Pour d’autres en revanche, notamment les entreprises, la période estivale peut représenter une source de stress. En effet, la diminution temporaire des effectifs rend l’entreprise moins réactive.
Cela est d’autant plus criant au niveau des postes supports comme ceux de l’accueil téléphonique. C’est ici qu’un télésecrétariat peut être d’une grande utilité. Il offre flexibilité et disponibilité permanente pour les clients et prospect. Voici 5 raisons pour lesquelles opter pour un call center pendant l’été.
1. L’évidence : continuité de l’accueil téléphonique
C’est une évidence, l’atout majeur qu’offre un télésecrétariat (médical ou classique) c’est bien sûr la continuité de l’accueil téléphonique lors des périodes creuses comme les vacances d’été. Qu’il s’agisse de permanence téléphonique et/ou de prise et gestion de rendez-vous, vous y trouverez forcément votre compte et vos contacts aussi !
De plus, l’inverse est également valable. Si pour votre entreprise ou votre cabinet l’été représente une surcharge d’activité liée à la saisonnalité (restaurants, sites et activités touristiques, cabinets médicaux, avocats, etc.) alors l’externalisation de l’accueil téléphonique est tout aussi pertinente !
2. Vous n’y verrez aucune différence avec votre secrétaire titulaire
Au cours des vacances d’été, nombres d’entreprises et cabinets médicaux doivent composer avec un effectif restreint et une explosion des appels. C’est le cas notamment du secteur du tourisme dont les acteurs voient souvent leurs standards téléphoniques pris d’assaut pour les réservation. C’est en ce sens qu’un télésecrétariat externalisé est utile, il vous permettra :
- d’absorber efficacement les pics d’appels en apportant une réponse personnalisée selon vos instructions,
- de prrendre des messages,
- de gérer votre agenda et la prise de rendez-vous.
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3. Une productivité maintenue, voire optimisée
Eté rime forcément avec congés. Mais alors, comment une entreprise ou un cabinet peut-il conserver un semblant de productivité lorsque la majorité des effectifs sont en vacances ? Pas question de fermer boutique non ! Mais du fait de l’absence de forces vives et de compétences en interne, il devient vital de trouver des alternatives permettant d’assurer la continuité des services.
L’une d’entre elles consiste à externaliser certaines tâches administratives chronophages comme la gestion de l’accueil téléphonique et des rendez-vous.
Dès lors, en confiant ces missions à un télésecrétariat efficace et de renom, vous aurez tout le loisir, en tant que dirigeant de vous concentrer sur le pilotage de votre activité, ou alors de vous aussi partir en vacances !
A lire également : Comment mesurer l’efficacité d’un télésecrétariat ?
4. Moins onéreux que de recruter et former un(e) remplacant(e)
Qui dit période estivale, dit généralement saisonnier. Mais saviez qu’il existe un autre moyen plus économique que le recrutement d’une secrétaire en CDD ? Entre la formation, salaire et indemnités de fin de mission, la facture peut vite grimper ! D’autant plus que si l’activité n’est finalement pas aussi élevée que prévue… C’est généralement à partir de ce moment que l’idée de faire appel à un télésecrétariat prend tout son sens.
Pourquoi ? Car contrairement aux idées reçues sur les secrétariats cette solution vous offre la flexibilité dont vous avez besoin et ce, à moindre coût. En effet, plus besoin de recruter ou de faire appel à un cabinet de recrutement soit autant d’économies que vous pourrez réinvestir dans d’autres postes de dépenses.
L’autre bénéfice qu’offre un service de gestion des appels (tout dépend du prestataire) est que la facturation se base sur la volumétrie des appels.
Concrètement, moins vous recevez d’appels, moins vous payez. En outre, les contrats de prestations téléphoniques sont bien souvent sans engagement vous offrant alors d’une plus grande marge de manœuvre, surtout en cas de changement majeur de situation.
5. C’est tout de même mieux qu’un répondeur automatique, non ?
Si l’idée d’investir dans un standard téléphonique automatisé peut elle aussi être tentante, elle relève davantage de la fausse bonne idée. Certes, automatiser votre accueil téléphonique permet de se passer d’une secrétaire (et encore…), mais dans les faits, cela s’apparente plutôt un leurre.
Contrairement à une télésecrétaire capable de prendre des initiatives et ainsi d’adopter une approche personnalisée en fonction de l’interlocuteur, un standard téléphonique automatisé s’en trouvera limité à de simples commandes préréglées : “tapez 2 pour joindre le service commercial”.
Il est toujours plus agréable de converser avec une “vraie” personne. Pour la majorité des interlocuteurs, le contact humain reste l’une des sources principales de satisfaction vis-à-vis d’une entreprise et son image de marque.
En bref…
L’utilité d’un télésecrétariat en période estivale semble ne plus être à prouver. Outre les bienfaits qu’il procure à l’image de l’entreprise ou d’un cabinet, un service d’accueil téléphonique sur-mesure offre l’immense avantage de maintenir une disponibilité constante. En optant pour un télésecrétariat, votre entreprise ou votre cabinet pourra continuer à prospérer, même pendant les périodes creuses.
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